Quel est l’intérêt de l’archivage pour les entreprises ?

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Action d’archiver, l’archivage constitue un ensemble des moyens et des techniques utilisés pour recueillir, ordonner et converser des documents pour des exploitations ultérieures. De la sorte, il est judicieux pour les entreprises de pouvoir adopter une bonne politique d’archivage pour mieux conserver les documents sensibles, notamment ceux à caractère juridique. Quel peut être en effet l’intérêt d’une bonne politique d’archivage au sein d’une entreprise ?

Que doit-on apprendre réellement sur l’archivage ?

Pour comprendre réellement l’intérêt de l’archivage pour une entreprise, il faut voir cette définition de l’archivage afin de mieux cerner ces principes. En effet, l’archivage est l’ensemble des moyens utilisés pour conserver afin de les réutiliser en cas de besoin. Ces moyens diffèrent d’une catégorie à une autre et selon la durée de la conversation. De la sorte, il est possible d’adopter, pour les archives courantes, les archives intermédiaires ou des archives définitives. En se référant au code du patrimoine, selon l’article L211-2, on peut comprendre que la conservation des archives est organisée dans l’intérêt public. En effet, les archives peuvent être utilisées pour des besoins de gestion ou pour justifier les droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées. De la sorte, il est important de mettre en place pour son entreprise une politique d’archivage efficace et sécurisée.

Que savoir de l’archivage légal électronique ?

L’archivage électronique est un moyen d’archivage qui rend possible la conservation de document et d’accords professionnels sur internet. C’est une pratique de plus en plus fréquente avec l’évolution de la digitalisation. En effet, l’impression et la conservation de la version papier des documents importants d’une entreprise prennent assez d’espace. Cela constitue aussi plus de dépenses pour l’entreprise, d’où la préférence de l’archivage légal électronique. De même, si l’archivage nécessite aussi la classification des documents, l’archivage électronique peut s’avérer très efficace. Cet archivage assure la classification et la restitution aisée des documents pour usage. En effet, l’archivage légal électronique requiert la mise en place des dispositifs garantissant l’authenticité des documents pour qu’en cas de besoin, ils puissent servir de preuve.

Existe-t-il des normes à respecter pour un archivage légal électronique ?

Pour un archivage électronique en France, la législation a mis en place la norme NF Z42-013 qu’il faut essentiellement respecter. En effet, cette législation prévoit des spécifications à propos des mesures à respecter pour l’enregistrement, pour la conservation, et pour la restitution des documents à archiver. Ces mesures constituent la garantie d’une bonne conservation et l’intégrité des documents en question. De la sorte, voici quelques exigences de la norme NF Z42-013 pour l’archivage légal électronique en France :

- Pour l’archivage des documents dans le temps, la norme prévoit des méthodes et d’exigences qu’il faut honorer afin de garantir la pérennité desdits documents ;

- Concernant l’accessibilité des documents, il faut fournir des informations exactes pour retrouver ses documents avec une bonne vitesse de navigation ;

- La mise en place des procédures attestant l’authenticité sans d’éventuelles modifications afin de garantir l’intégrité des documents.

Cette exigence permet d’utiliser plus tard les documents comme preuves juridiques. Il y a également une liste de précautions et un ensemble de règles qu'il faut nécessairement respecter afin d’assurer une bonne protection des données, lorsque l’on adopte un archivage légal électronique pour son entreprise. Pour ce fait, il est recommandé de solliciter l’aide des professionnels dans le domaine pour mettre en place une bonne politique d’archivage pour son entreprise.